Ieder jaar moeten bepaalde financiële relaties tussen zorgverleners en de geneesmiddelen- en medische hulpmiddelenindustrie worden gemeld aan het Transparantieregister Zorg. Deze meldingen worden ieder jaar door de Stichting Code Geneesmiddelenreclame (CGR) en de Stichting Gedragscode Medische Hulpmiddelen (GMH) geëvalueerd. Doorgaans blijken de registraties goed in orde. Maar ieder jaar komen er ook een aantal veelgemaakte fouten aan bod. Ik bespreek ze in deze bijdrage. Doe er je voordeel mee en maak je registratie steekproef-proof!
1. Scheid honoraria en onkosten.
Dit zijn aparte kosten die apart moeten worden geregistreerd.
2. Meld aparte relaties afzonderlijk.
Relaties die in een apart contract zijn vastgelegd, moeten apart worden vermeld. Uiteraard gooi je ook niet sponsoring en dienstverlening, die wellicht in één contract zijn vastgelegd, op één hoop, want ook de verschillende soorten financiële relaties moeten apart worden gemeld.
3. Zorg voor een goede financiële onderbouwing.
Dus een begroting bij sponsoring, onderbouwing van uren bij dienstverlening, denk aan: wie doet wat tegen welk uurtarief (zie ook mijn checklist voor sponsorverzoeken dat ik hier eerder publiceerde) en een specificatie van de onkosten.
4. Zorg voor een goede inhoudelijke onderbouwing.
Waarom dient deze relatie het gezondheidsbelang? Waarom is juist voor deze dienstverlener gekozen? Waarom duurt het project/de dienstverlening zolang als begroot?
5. Check of de relatie meldplichtig is in Nederland.
Bij een te geringe band met Nederland (zie de toelichting op artikel 7.2.1 Gedragscode) is er geen meldplicht. De CGR heeft bij de laatste presentatie van de resultaten van de steekproef aangekondigd dat dit mogelijk gaat veranderen.
Bonustip: Vergeet niet om in het contract op te nemen dát de financiële relatie gemeld zal worden aan het Transparantieregister Zorg en wíe hiervoor zorg zal dragen. Dit voorkomt discussie achteraf.
Marloes Meddens-Bakker is advocaat
bij MOON legal & compliance
